Kompleksowo organizujemy
konferencje i kongresy

Kompleksowo organizujemy konferencje i kongresy

Kompleksowo zorganizujemy Twoją konferencję lub kongres. Obsługujemy konferencje i kongresy medyczne, farmaceutyczne, naukowe, specjalistyczne, zjazdy branżowe i szkolenia. Zorganizujemy i obsłużymy każde wydarzenie, zarówno małe spotkania warsztatowe czy duże, międzynarodowe konferencje i kongresy dla kilka tysięcy uczestników. Zapewniamy kompleksową organizację i sprawną obsługę.

Nasza oferta obejmuje:

Prowadzenie sekretariatu konferencji

Prowadzenie sekretariatu konferencji

Elektroniczny system obługi konferencji

Elektroniczny system obługi konferencji

Budowa i obsługa strony www konferencji

Budowa i obsługa strony www konferencji

Przyjmowanie zgłoszeń i rejestrację użytkowników

Przyjmowanie zgłoszeń i rejestrację użytkowników

Rejestracja referatów i abstraktów

Rejestracja referatów i abstraktów

Obsługa sal i stanowisk wykładowych

Obsługa sal i stanowisk wykładowych

Rezerwacja sal konferencyjnych

Rezerwacja sal konferencyjnych

Rezerwacja hoteli dla wykładowców i organizatorów

Rezerwacja hoteli dla wykładowców i organizatorów

Obsługa techniczna konferencji

Obsługa techniczna konferencji

Budowa stoisk dla sponsorów i wystawców

Budowa stoisk dla sponsorów i wystawców

Nagłośnienie i oświetlenie

Nagłośnienie i oświetlenie

Rejestracja i streamowanie obrad

Rejestracja i streamowanie obrad

Tłumaczenia symultaniczne

Tłumaczenia symultaniczne

Sprawdzanie obecności

Sprawdzanie obecności

Wystawianie certyfikatów

Wystawianie certyfikatów

Catering, przerwy kawowe, posiłki i bankiety

Catering, przerwy kawowe, posiłki i bankiety

Projektowanie i druk materiałów konferencyjnych

Projektowanie i druk materiałów konferencyjnych

Przyjmowanie wpłat online na wydzielony rachunek za udział w konferencji

Przyjmowanie wpłat online na wydzielony rachunek za udział w konferencji

Wystawianie faktur VAT online dla uczestników za udział w konferencji, zawieranie umów sponsorskich

Wystawianie faktur VAT online dla uczestników za udział w konferencji, zawieranie umów sponsorskich

Przyjmowanie wpłat i wystawianie faktur VAT dla sponsorów

Przyjmowanie wpłat i wystawianie faktur VAT dla sponsorów

Końcowe rozliczenie finansowe konferencji zgodnie z przyjętym budżetem

Końcowe rozliczenie finansowe konferencji zgodnie z przyjętym budżetem

Rezerwację hoteli dla uczestników konferencji za pomocą dedykowanego systemu rezerwacji online

Rezerwację hoteli dla uczestników konferencji za pomocą dedykowanego systemu rezerwacji online

Transfery uczestników konferencji z lotniska / dworca do hoteli

Transfery uczestników konferencji z lotniska / dworca do hoteli

Organizację imprez towarzyszących

Organizację imprez towarzyszących

Program turystyczny dla osób towarzyszących

Program turystyczny dla osób towarzyszących

Wycieczki dla uczestników przed i po konferencji

Wycieczki dla uczestników przed i po konferencji

Bilety lotnicze dla uczestników konferencji

Bilety lotnicze dla uczestników konferencji

Bilety kolejowe dla uczestników konferencji

Bilety kolejowe dla uczestników konferencji

Projekt i druki materiałów konferencyjnych takich jak programy, katalogi, ulotki, teczki, notesy dla uczestników konferencji

Projekt i druki materiałów konferencyjnych takich jak programy, katalogi, ulotki, teczki, notesy dla uczestników konferencji

Zawieranie umow sposorskinch

Zawieranie umow sposorskinch

Ubezpieczenia podróży

Ubezpieczenia podróży

Tematyczne wycieczki studyjne

Tematyczne wycieczki studyjne

Dlaczego my:

Kompleksowo organizujemy konferencje i kongresy od 1990 roku. Organizujemy imprezy typu MICE - meetings, incentives, conferenes, events . Obsługujemy wyjazdy na kongresy, konferencje, targi branżowe, spotkania firmowe, wyjazdy grupowe dla firm. Oferujemy rezerwacje grupowe hoteli dla firm oraz rezerwacje grupowe biletów lotniczych dla firm. Naszym atutem są rezerwacje online poprzez autorskie systemy rezerwacyjne. Na potrzeby współpracy z firmami, oferujemy możliwość stworzenia dedykowanych aplikacji internetowych dostosowanych do wymagań Państwa konferencji.

Jesteśmy licencjonowanym biurem podróży wpisanym do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych od 22.02.2000 roku pod numerem rejestrowym 1701-14 jako organizator turystyki. Jesteśmy akredytowanym agentem IATA – International Air Transport Association, IATA Numeric code 63-2 1003 3 od 23 lipca 1997 roku. Posiadamy ubezpieczenie turystyczne oraz ubezpieczenie działalności OC. Jesteśmy członkiem Polskiej Izby Turystyki


Byliśmy odpowiedzialni za dwa największe projekty w swojej branży, tj. za obsługę Przewodnictwa Polski w Radzie Unii Europejskiej w 2011 roku w zakresie zakwaterowania oraz za stworzenie innowacyjnego na skalę europejską projektu Polish Pass na turniej UEFA Euro 2012 obejmujący możliwość rezerwacji hoteli, biletów lotniczych, biletów kolejowych, biletów komunikacji miejskiej i ubezpieczeń podróży.

Kalendarz kongresów i konferencji

The New Frontiers In Orthopaedic Oncology

Termin: 2017-09-28 - 2017-09-30 | Miejsce: Szczecin | Ilość uczestników: 200

17th International Conference of Historical Geographers 2018

Termin: 2018-07-15 - 2018-07-20 | Miejsce: Warszawa | Ilość uczestników: 500
Obsługa techniczna konferencji Elektroniczny system obługi konferencji Przyjmowanie zgłoszeń i rejestrację użytkowników Program turystyczny dla osób towarzyszących,

Usługi świadczone przez Biuro PTQV w imieniu Organizatora:
1. Internetowa rejestracja zgłoszeń i płatności, w tym: przygotowanie podstrony do istniejącego serwisu internetowego z możliwością rejestracji użytkowników online oraz jej późniejszej aktualizacji, przyjmowaniem płatności online poprzez minimum 3 rodzaje płatności; przelew internetowy, karta kredytowa, przelew tradycyjny. Automatyczne rozsyłanie zarejestrowanym uczestnikom informacji o zbliżających się terminach nieuregulowanych płatności zgodnie z harmonogramem wskazanym przez Organizatora, gromadzone środków pieniężnych na odrębnym subkoncie Biura PTQV.
2. Aplikacja mobilna - przygotowanie i prowadzenie dla zarejestrowanych uczestników Kongresu aplikacji na urządzenia mobilne z funkcjami oglądania i komentowania online zarejestrowanych posterów i głosowania na nie, komunikowania się z uczestnikami i pomiędzy nimi, z zaznaczeniem miejsc Kongresu, z funkcją zaawansowanego przeszukiwania programu Kongresu, z informacjami o Warszawie i o wycieczkach fakultatywnych, udostępnienie Organizatorowi na koniec każdego dnia Kongresu treści komentarzy i wyników głosowania.
3. Prowadzenie recepcji konferencji - zapewnienie doświadczonej, posługującej się sprawnie językiem angielskim obsługi stanowiska recepcyjnego w czasie trwania obrad.
Pozostałe usługi świadczone przez Biuro PTQV w imieniu własnym:
1.Organizacja uroczystej kolacji rekomendowanej uczestnikom Kongresu przez Organizatora
2.Organizacja wyjazdów studyjnych rekomendowanych uczestnikom Kongresu przez Organizatora